Polityka prywatności

W pigułce

Jeśli nie masz czasu na czytanie całego dokumentu, zapamiętaj te pięć rzeczy:

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest AVENTECH Innovation Sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu. Pełne dane znajdziesz w sekcji 2.
2. Twoje dane zbieramy głównie przez formularz kontaktowy, kiedy chcesz skonsultować projekt lub zapytać o ofertę. Formularz ma pięć pól, opisanych w sekcji 4.
3. Nie sprzedajemy Twoich danych. Przekazujemy je wyłącznie zaufanym dostawcom narzędzi, których używamy do prowadzenia działalności: hosting strony, poczta firmowa, obsługa formularza, automatyzacja i analityka. Pełna lista w sekcji 7.
4. Używamy narzędzi AI (ChatGPT, Claude, Gemini) do wsparcia w analizowaniu zgłoszeń i przygotowywaniu odpowiedzi. Ostateczną decyzję zawsze podejmuje człowiek: nie automatyzujemy decyzji biznesowych wobec Ciebie. Szczegóły w sekcji 9.
5. Masz siedem praw dotyczących swoich danych, od dostępu, przez sprostowanie, po żądanie usunięcia. Korzystasz z nich, pisząc na biuro@aventech.eu. Szczegóły w sekcji 13.

1. O czym jest ten dokument

Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka") informuje Cię, w jaki sposób AVENTECH Innovation Sp. z o.o. przetwarza Twoje dane osobowe zbierane w związku z korzystaniem ze strony internetowej aventech.pl (dalej: „Serwis") oraz ze świadczeniem usług biura konstrukcyjnego Aventech.

Dokument jest zgodny z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO),
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.),
• Ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (w zakresie regulującym pliki cookies i podobne technologie).

Polityka prywatności jest uzupełniana przez odrębną Politykę cookies, w której znajdziesz szczegóły dotyczące plików cookies wykorzystywanych w Serwisie.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

AVENTECH INNOVATION Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Kędzierzyńska 17
41-902 Bytom

KRS: 0000942894
Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
NIP: 6252480528
REGON: 520804227
Kapitał zakładowy: 5000,00 zł

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:

• E-mail: biuro@aventech.eu
• Odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.

Inspektor Ochrony Danych (IOD): Administrator nie wyznaczył IOD. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o bezpośredni kontakt na podany powyżej adres e-mail.

3. Podsumowanie Twoich praw

Na gruncie RODO przysługuje Ci siedem podstawowych praw, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Szczegółowy opis znajdziesz w sekcji 13. Tutaj skrót:

Aby skorzystać z praw: napisz do nas na biuro@aventech.eu.

4. Jakie dane o Tobie zbieramy

Zbieramy tylko te dane, które są nam niezbędne do świadczenia usług i prowadzenia komunikacji z Tobą. Stosujemy zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

4.1. Dane z formularza kontaktowego

W Serwisie dostępny jest jeden formularz kontaktowy, osadzony na stronie Kontakt oraz w sekcjach kontaktowych strony głównej i stron usług. Formularz zbiera następujące dane:

Ważne: informacje poufne. Prosimy, nie umieszczaj w polu „Krótki opis projektu" informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, poufnej dokumentacji technicznej ani danych, do których ochrony zobowiązuje Cię umowa z Twoim klientem. Formularz służy do nawiązania kontaktu. Jeśli projekt wymaga ujawnienia informacji poufnych, przed ich przekazaniem podpiszemy umowę o zachowaniu poufności (NDA), na naszym wzorze lub na wzorze Twojej firmy.

4.2. Dane z komunikacji mailowej

Jeśli napiszesz do nas bezpośrednio na adres e-mail (np. biuro@aventech.eu), przetwarzamy dane zawarte w Twojej wiadomości: przede wszystkim Twój adres e-mail, imię i nazwisko (jeśli je podasz), treść wiadomości oraz ewentualne załączniki.

4.3. Dane techniczne

Podczas Twojej wizyty w Serwisie automatycznie zbierane są niektóre dane techniczne:

• Adresy IP odwiedzających: zapisywane w logach infrastruktury Cloudflare (krótka retencja, do celów bezpieczeństwa i ochrony przed atakami DDoS),
• User Agent przeglądarki: informacja o typie urządzenia i przeglądarce,
• Geolokalizacja na poziomie kraju: wynika z adresu IP, używana do dostarczania zawartości z najbliższego węzła CDN,
• Czas żądań HTTP: ślad techniczny dla potrzeb diagnostyki.

Te dane są przetwarzane wyłącznie w celach bezpieczeństwa i utrzymania działania Serwisu. Nie są wykorzystywane do profilowania ani identyfikacji pojedynczych użytkowników.

4.4. Dane analityczne

Aby rozumieć, jak korzystasz z Serwisu, i ulepszać jego treść, korzystamy z trzech narzędzi analitycznych:

• Cloudflare Web Analytics: narzędzie niewykorzystujące plików cookies. Zbiera wyłącznie zagregowane, anonimowe dane statystyczne (liczba odwiedzin, kraj, typ urządzenia, przeglądarka). Nie identyfikuje pojedynczych użytkowników.
• Searchable Analytics: narzędzie analityki ruchu, ze szczególnym uwzględnieniem odwiedzin pochodzących z platform AI (np. ChatGPT, Perplexity, Claude). Nie ustawia plików cookies i nie zbiera danych osobowych.
• Google Analytics 4 (GA4): ładowane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na cookies analityczne w panelu zgód. GA4 wykorzystuje pseudonimowe identyfikatory zapisane w plikach cookies do rozróżniania odwiedzin i sesji. GA4 nie rejestruje ani nie przechowuje adresów IP. Funkcja Google Signals (śledzenie między urządzeniami) jest wyłączona.

Bez Twojej zgody Google Analytics 4 nie jest w ogóle wczytywany w przeglądarce.

4.5. Pliki cookies

Podczas Twojej wizyty w Serwisie wykorzystujemy pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowy wykaz znajdziesz w odrębnej Polityce cookies.

4.6. Czego NIE zbieramy

Nie zbieramy żadnych danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO. Oznacza to, że nie zbieramy informacji o:

• pochodzeniu rasowym lub etnicznym,
• poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych,
• przynależności do związków zawodowych,
• danych genetycznych ani biometrycznych,
• stanie zdrowia,
• życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Serwis nie prowadzi również:

• newslettera ani mailingu marketingowego (na dzień wejścia w życie tej Polityki),
• kont użytkowników (Serwis ma charakter informacyjny, nie wymaga rejestracji),
• sklepu internetowego ani transakcji online.

5. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane

Dla każdego rodzaju działania przedstawiamy poniżej cel przetwarzania, podstawę prawną oraz okres przechowywania danych.

5.1. Wypełniasz formularz kontaktowy

5.2. Piszesz do nas mailowo (poza formularzem)

5.3. Zostajesz klientem Aventech (po zawarciu umowy)

5.4. Wsparcie analityczne przez narzędzia AI (LLM)

5.5. Analityka z wykorzystaniem cookies (Google Analytics 4)

5.6. Analityka bez cookies (Cloudflare Web Analytics, Searchable Analytics)

5.7. Rachunkowość, podatki i archiwizacja

5.8. Dochodzenie lub obrona roszczeń

5.9. Bezpieczeństwo Serwisu i ochrona przed atakami

6. Tabela okresów przechowywania

Po upływie powyższych okresów Twoje dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.

7. Komu przekazujemy Twoje dane

Korzystamy z zaufanych dostawców narzędzi, podmiotów przetwarzających (ang. processors). Przetwarzają oni Twoje dane wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

Nie sprzedajemy Twoich danych żadnym podmiotom trzecim w celach marketingowych.

7.1. Platforma formularzy: Fillout

7.2. Poczta firmowa: nazwa.pl

7.3. Platforma automatyzacji: Make

7.4. Dostawcy narzędzi AI (LLM)

W ramach wsparcia opisanego w sekcjach 5.4 i 9 korzystamy z następujących dostawców modeli językowych:

Zgodnie z politykami tych dostawców dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Mechanizm transferu: sekcja 8.

7.5. Hosting i infrastruktura: Cloudflare

7.6. Analityka: Google Analytics 4

7.7. Analityka ruchu z platform AI: Searchable

7.8. Biuro księgowe

7.9. Repozytorium kodu źródłowego: GitHub

7.10. Organy publiczne

W przypadkach określonych przepisami prawa jesteśmy zobowiązani udostępnić Twoje dane organom publicznym, na przykład sądom, prokuraturze, policji, urzędowi skarbowemu lub ZUS. Udostępnienie następuje wyłącznie na ich udokumentowane żądanie i w zakresie wymaganym prawem.

8. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych do tych podmiotów odbywa się na jednej z dwóch podstaw przewidzianych w RODO:

• Data Privacy Framework (DPF): decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych przekazywanych do certyfikowanych podmiotów w USA (art. 45 RODO),
• Standardowe klauzule umowne (SCC): zatwierdzone decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej (UE) 2021/914 z 4 czerwca 2021 r. i włączone do umów powierzenia (DPA) dostawców (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Aktualny status certyfikacji DPF każdego podmiotu możesz sprawdzić pod adresem dataprivacyframework.gov/list.

Dostawcy przetwarzający dane w EOG, dla których transfer nie występuje: nazwa.pl sp. z o.o. (Polska), Make / Celonis SE (Niemcy), Kancelaria Bombała Sp. z o.o. (Polska).

Lokalizacja przetwarzania w praktyce: ruch polskich odwiedzających Serwis jest obsługiwany głównie z węzłów Cloudflare zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Poczta firmowa jest przetwarzana w Polsce.

9. Wykorzystanie narzędzi AI (LLM) do wsparcia komunikacji

Chcemy być wobec Ciebie w pełni przejrzyści w kwestii wykorzystania AI w naszych procesach.

9.1. Do czego używamy AI

Korzystamy z modeli językowych, ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic), Gemini (Google), do wsparcia w obsłudze zgłoszeń:

• Podsumowanie zgłoszenia: model pomaga skondensować treść zgłoszenia, żebyśmy mogli sprawniej przygotować się do rozmowy.
• Wstępna analiza techniczna: model może pomóc uporządkować wymagania opisane w zgłoszeniu i zaproponować pytania uzupełniające.
• Propozycja odpowiedzi: model przygotowuje szkic odpowiedzi, który następnie człowiek (Mateusz Górski, CEO i Lead Engineer Aventech) weryfikuje, poprawia i ewentualnie wysyła.

9.2. Czego AI u nas NIE robi

• Nie podejmuje decyzji biznesowych wobec Ciebie (czy odpowiemy, kiedy, z jakim priorytetem).
• Nie ocenia Cię jako klienta: nie przypisuje ocen ani kategorii.
• Nie wysyła automatycznie żadnych odpowiedzi: każda wiadomość, którą od nas dostajesz, jest przeczytana i zaakceptowana przez człowieka przed wysłaniem.
• Nie trenuje się na Twoich danych: zgodnie z politykami dostawców dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli.

9.3. Twoje prawo do sprzeciwu

Jeśli nie chcesz, aby Twoje zgłoszenie było analizowane z wykorzystaniem narzędzi AI, możesz wnieść sprzeciw (art. 21 RODO), pisząc na biuro@aventech.eu. Twoje zgłoszenie zostanie wtedy obsłużone wyłącznie ręcznie.

10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie stosujemy wobec Ciebie zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało. W szczególności:

• nie tworzymy Twojego profilu marketingowego,
• nie oceniamy Cię punktowo jako potencjalnego klienta,
• nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany,
• wszystkie istotne decyzje w Twojej sprawie (przygotowanie oferty, umówienie spotkania, odpowiedź na zapytanie) podejmuje człowiek.

Statystyki z narzędzi analitycznych (sekcja 4.4) wykorzystujemy wyłącznie w formie zagregowanej do ulepszania Serwisu. Nie służą do podejmowania decyzji dotyczących konkretnych osób.

Narzędzia AI opisane w sekcji 9 pełnią wyłącznie rolę pomocniczą.

11. Bezpieczeństwo Twoich danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO.

11.1. Środki techniczne

• Szyfrowanie połączenia HTTPS / TLS 1.3 dla całego ruchu w Serwisie,
• HSTS: wymuszenie szyfrowanych połączeń przez przeglądarki,
• Ochrona przed atakami DDoS i automatycznym ruchem na poziomie infrastruktury Cloudflare,
• Brak własnej bazy danych po stronie Serwisu: Serwis to statyczny HTML. Dane z formularza trafiają wyłącznie do podmiotów wskazanych w sekcji 7 (Fillout, Make, nazwa.pl oraz, w zakresie opisanym w sekcji 9, dostawców narzędzi AI). Żadne dane osobowe z formularza nie są przechowywane w infrastrukturze hostingu Serwisu,
• Szyfrowanie danych w spoczynku u dostawców wymienionych w sekcji 7,
• Kontrola dostępu: dostęp do Twoich danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków,
• Kopie zapasowe danych u dostawców poczty i platform.

11.2. Środki organizacyjne

• Umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) ze wszystkimi podmiotami przetwarzającymi,
• Zasada minimalizacji danych: zbieramy tylko dane niezbędne do realizacji celu,
• Umowy o zachowaniu poufności (NDA) przed przekazaniem informacji poufnych dotyczących projektu (sekcja 4.1),
• Regularny przegląd zabezpieczeń i uprawnień dostępu.

11.3. W przypadku naruszenia ochrony danych

Jeśli doszłoby do naruszenia ochrony Twoich danych osobowych, zgodnie z art. 33 i 34 RODO:

• zgłosimy naruszenie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, jeśli wymagają tego przepisy,
• poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki, jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw i wolności.

12. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie (Local Storage). Szczegółowe informacje (jakie pliki, w jakim celu, na jaki czas) znajdziesz w odrębnej Polityce cookies.

W skrócie:

• Cookies niezbędne są aktywne zawsze i nie wymagają Twojej zgody: zapamiętanie wyboru w panelu zgód, ochrona przed botami (Cloudflare), działanie formularza kontaktowego (Fillout).
• Cookies analityczne (Google Analytics 4) są aktywowane wyłącznie za Twoją zgodą.
• Cookies marketingowe i funkcjonalne nie są obecnie wykorzystywane.
• Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając ikonę „Cookies" w lewym dolnym rogu każdej strony Serwisu.

13. Twoje prawa: szczegółowo

13.1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz otrzymać ich kopię wraz z informacją o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, planowanym okresie przechowywania, przysługujących Ci prawach, źródle danych (jeśli nie pochodzą od Ciebie) oraz ewentualnym profilowaniu.

13.2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Możesz żądać sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

13.3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Możesz żądać usunięcia Twoich danych, jeżeli:

• nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
• wycofałeś lub wycofałaś zgodę, a nie ma innej podstawy przetwarzania,
• wniosłeś lub wniosłaś skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania,
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Uwaga: nie w każdym przypadku musimy usunąć dane, na przykład gdy mamy prawny obowiązek ich dalszego przechowywania (rachunkowość). Wtedy wyjaśnimy Ci, dlaczego i jak długo musimy je zachować.

13.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Możesz żądać wstrzymania przetwarzania (zachowujemy dane, ale ich nie wykorzystujemy), jeżeli:

• kwestionujesz prawidłowość danych, na czas ich weryfikacji,
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiasz się usunięciu danych,
• nie potrzebujemy już danych, ale Ty potrzebujesz ich do dochodzenia roszczeń,
• wniosłeś lub wniosłaś sprzeciw, na czas jego rozpatrzenia.

13.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie elektronicznym (np. CSV, JSON), jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i jest zautomatyzowane.

13.6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym wobec:

• wsparcia przez narzędzia AI (sekcja 5.4),
• analityki bez cookies (sekcja 5.6),
• przetwarzania dla celów dochodzenia roszczeń (sekcja 5.8),
• przetwarzania dla celów bezpieczeństwa Serwisu (sekcja 5.9),
• korespondencji mailowej (sekcja 5.2).

Zaprzestaniemy wtedy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności.

13.7. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (pole zgody w formularzu, zgoda na cookies analityczne), możesz ją w każdej chwili wycofać: zgodę na cookies wycofasz przez ikonę „Cookies" w lewym dolnym rogu strony, a zgodę z formularza pisząc na biuro@aventech.eu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

13.8. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
uodo.gov.pl

13.9. Jak skorzystać z praw

1. Napisz do nas na biuro@aventech.eu i wskaż, z którego prawa chcesz skorzystać.
2. Zweryfikujemy Twoją tożsamość: możemy poprosić o dodatkowe informacje, aby upewnić się, że żądanie pochodzi od osoby uprawnionej.
3. Odpowiemy w ciągu 1 miesiąca od otrzymania żądania. W wyjątkowych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące. Poinformujemy Cię o tym wraz z podaniem przyczyn.
4. Korzystanie z praw jest bezpłatne, chyba że żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne (np. powtarzające się bez uzasadnienia). Wtedy możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić podjęcia działań.

14. Zmiany w Polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki, w szczególności w przypadku:

• wdrożenia nowych narzędzi lub usług wpływających na sposób przetwarzania Twoich danych,
• zmiany lub dodania podmiotów przetwarzających,
• zmian w obowiązujących przepisach prawa,
• zmian w architekturze technicznej Serwisu.

Każda zmiana zostanie odzwierciedlona przez:

• aktualizację daty wejścia w życie i daty ostatniej aktualizacji na początku dokumentu,
• zwiększenie numeru wersji dokumentu,
• w przypadku istotnych zmian dodatkowo wyraźne poinformowanie Cię (np. komunikatem w Serwisie lub e-mailem, jeśli jesteś naszym klientem).

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem aventech.pl/polityka-prywatnosci/.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji Twoich praw lub pytań związanych z niniejszą Polityką skontaktuj się z nami:

AVENTECH INNOVATION Sp. z o.o.
ul. Kędzierzyńska 17
41-902 Bytom
KRS: 0000942894
Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS
NIP: 6252480528
REGON: 520804227
Kapitał zakładowy: 5000,00 zł

E-mail: biuro@aventech.eu
Strona internetowa: aventech.pl

Odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych, a na wnioski dotyczące realizacji praw z RODO w terminie 1 miesiąca przewidzianym w art. 12 ust. 3 RODO.